ขนย้ายสำนักงาน วางแผนยังไงให้ธุรกิจไม่สะดุด
การย้ายสำนักงานต่างจากย้ายบ้านตรงที่ทุกชั่วโมงที่ระบบล่มคือเงินที่หายไป งานนี้จึงไม่ใช่แค่การขนของ แต่คือการวางแผนโครงการที่มีเส้นตายชัดเจน
บทความนี้เรียงตามลำดับที่ควรทำจริง สำหรับออฟฟิศตั้งแต่ 10 คนขึ้นไป
ตั้งผู้รับผิดชอบและไทม์ไลน์ก่อน
- กำหนดผู้ประสานงานหลัก 1 คนที่ตัดสินใจได้ ไม่ใช่ตัดสินใจกันเป็นคณะ
- ตั้งตัวแทนของแต่ละแผนกไว้ 1 คน สำหรับดูของแผนกตัวเอง
- กำหนดวันย้ายและวันที่ต้องเปิดทำการที่ใหม่ให้ชัด แล้วนับถอยหลังกลับมา
- แจ้งพนักงานล่วงหน้าอย่างน้อย 1 เดือน เพื่อให้ทุกคนเคลียร์โต๊ะตัวเองทัน
ทำผังที่ใหม่ก่อนขนของ
นี่คือขั้นตอนที่ประหยัดเวลาที่สุด แต่คนข้ามบ่อยที่สุด
- วาดผังพื้นที่ใหม่ กำหนดว่าโต๊ะแต่ละตัว ตู้เอกสาร และเครื่องพิมพ์อยู่ตรงไหน
- ให้เลขประจำจุดกับทุกตำแหน่งในผัง เช่น A1 A2 B1
- ติดสติกเกอร์เลขเดียวกันบนของทุกชิ้นที่ต้นทาง
- ติดป้ายเลขจุดไว้ที่ผนังหรือพื้นที่ปลายทาง
ทีมงานขนย้ายจะวางของถูกที่ตั้งแต่รอบแรก ไม่ต้องมายกซ้ำ และพนักงานเดินเข้ามาวันจันทร์ก็เจอโต๊ะตัวเองเลย
ระบบไอทีคือส่วนที่ต้องวางแผนแยก
ของอื่นย้ายผิดที่ยังยกใหม่ได้ แต่ระบบไอทีล่มคือธุรกิจหยุด
- ประสานผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ตให้ติดตั้งที่ใหม่ ให้เสร็จก่อนวันย้ายจริง ไม่ใช่วันเดียวกัน
- ทำแผนผังการเดินสายแลนและจุดวาง Access Point ที่ใหม่
- สำรองข้อมูลเซิร์ฟเวอร์และเครื่องสำคัญให้ครบก่อนถอด
- ถ่ายรูปการต่อสายหลังตู้แร็คและเครื่องเซิร์ฟเวอร์ทุกมุม
- ใส่ป้ายกำกับสายทุกเส้นก่อนถอด
- ย้ายเครื่องเซิร์ฟเวอร์และอุปกรณ์เครือข่ายเป็นชุดแรก และติดตั้งก่อนของอื่น
เอกสารและของที่ต้องควบคุมเป็นพิเศษ
- เอกสารสัญญา บัญชี และข้อมูลลูกค้า ควรใส่กล่องปิดผนึกและมีผู้รับผิดชอบเซ็นรับ
- ตู้เซฟต้องแจ้งน้ำหนักและขนาดล่วงหน้า เพราะต้องใช้อุปกรณ์และกำลังคนเฉพาะ
- ของมีค่าและอุปกรณ์ราคาสูง ควรทำบัญชีทรัพย์สินและถ่ายรูปสภาพก่อนย้าย
สิ่งที่ต้องเคลียร์กับอาคารทั้งสองฝั่ง
- ช่วงเวลาที่อนุญาตให้ขนของเข้าออก อาคารสำนักงานหลายแห่งให้ขนได้เฉพาะนอกเวลาทำการ
- การจองลิฟต์ขนของและลานจอดรถบรรทุก
- เงินประกันความเสียหายและเอกสารขออนุญาต
- การกำจัดขยะและเฟอร์นิเจอร์เก่าที่ไม่เอาไป
ประเมินของที่ไม่ต้องย้าย
การย้ายออฟฟิศคือโอกาสดีที่สุดในการลดของ
- เอกสารที่พ้นระยะเก็บตามกฎหมายแล้ว ควรทำลายอย่างถูกวิธี
- เฟอร์นิเจอร์เก่าที่ซ่อมไม่คุ้ม ขายหรือบริจาคไปเลยจะถูกกว่าค่าขน
- อุปกรณ์ไอทีที่เลิกใช้ ควรลบข้อมูลก่อนกำจัด
เช็คลิสต์วันย้ายจริง
- ตรวจว่าทุกชิ้นมีสติกเกอร์เลขจุดครบ
- มีคนของบริษัทอยู่ทั้งต้นทางและปลายทางพร้อมกัน
- ติดตั้งระบบไอทีและทดสอบก่อนกลับ
- เดินตรวจที่เดิมทุกห้อง ตู้ และลิ้นชักก่อนคืนพื้นที่
- ถ่ายรูปสภาพพื้นที่เดิมไว้เป็นหลักฐานตอนคืนอาคาร
สรุป
การย้ายสำนักงานที่สำเร็จวัดกันที่วันจันทร์ถัดไป ว่าพนักงานเข้ามาแล้วทำงานต่อได้ทันทีหรือไม่ กุญแจสำคัญคือทำผังที่ใหม่ก่อน ติดเลขจุดให้ของทุกชิ้น และย้ายระบบไอทีเป็นลำดับแรก
นาคพงษ์ขนย้ายรับขนย้ายสำนักงานและโรงงาน มีรถหกล้อและสิบล้อ พร้อมทีมงานที่ชำนาญการขนย้ายตู้เซฟและอุปกรณ์สำนักงาน บริการทั่วประเทศ ปรึกษาและประเมินหน้างานได้
